Pflichtzuschuss Entgeltumwandlung
Diesen Zuschuss müssen Arbeitgeber bei Entgeltumwandlung leisten

Markus Riedel
Experte bAV
- Juli 10, 2025
Inhaltsverzeichnis
Das wichtigste in Kürze
- Zuschusspflicht prüfen: Ihr müsst einen Zuschuss leisten, sobald ihr durch Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart.
- Modell klar regeln: Ob pauschal oder spitz - die Zuschusshöhe muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Anspruch für alle: Alle sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter:innen haben Anspruch auf den Zuschuss, wenn Sie Entgelt umwandeln.
Video-Zusammenfassung
Du hast nur 90 Sekunden? Hier ist die Zusammenfassung unseres Experten Markus.
Zuschusspflicht für Arbeitgeber
Wenn euer Unternehmen nicht tarifgebunden ist, seid ihr grundsätzlich verpflichtet, einen Zuschuss zur Entgeltumwandlung zu leisten – und zwar immer dann, wenn ihr durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart. Diese Verpflichtung gilt für versicherungsförmige Durchführungswege wie Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Besteht hingegen ein Tarifvertrag, können dort abweichende Regelungen zur Zuschusspflicht getroffen sein.
Zuschusshöhe richtig berechnen
Der verpflichtende Zuschuss entspricht genau der Höhe der Sozialversicherungsersparnis, die durch die Entgeltumwandlung entsteht. Dazu zählen Einsparungen bei Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Ist ein Arbeitnehmer z. B. privat krankenversichert, reduziert sich die Ersparnis entsprechend – und damit auch der Zuschuss.
Spitz - oder Pauschalabrechnung
Wählt ihr die spitze Abrechnung, wird für jede/n Mitarbeiter:in individuell berechnet, wie hoch die Ersparnis ausfällt – dies führt allerdings zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand, vor allem bei schwankenden Gehältern. Alternativ könnt ihr den Zuschuss pauschal mit mindestens 15 % festlegen. Diese Variante ist rechtlich zulässig und entspricht der typischen durchschnittlichen Sozialversicherungsersparnis abzüglich eines Verwaltungsanteils von 5 %.
Im Zweifel externe Hilfe holen
In komplexen Einzelfällen oder bei unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen ist es ratsam, externe rechtliche Beratung einzuholen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Informationspflichten korrekt erfüllt werden und vermeiden unnötige Haftungsrisiken. Der richtige Partner unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse rechtssicher und effizient zu gestalten.
Zuschuss für alle
Die Zuschusspflicht gilt unabhängig davon, ob die Entgeltumwandlung bereits vor Jahren abgeschlossen wurde oder neu eingerichtet wird. Es besteht kein Bestandsschutz für Altverträge – entscheidend ist allein, dass eine Entgeltumwandlung über einen versicherungsförmigen Weg vorliegt. Sobald dies der Fall ist, muss der Arbeitgeber den gesetzlich vorgesehenen Zuschuss leisten.
Durchführungsweg entscheidend
Die Zuschusspflicht besteht nur bei bestimmten Durchführungswegen, nämlich Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Nutzt ihr hingegen Modelle wie Pensionszusage oder Unterstützungskasse, greift die gesetzliche Zuschusspflicht nicht. Dennoch kann es aus Gründen der Fairness oder Mitarbeiterbindung sinnvoll sein, freiwillige Zuschüsse zu gewähren.
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Zuschusshöhe flexibel gestalten
Ihr könnt den Zuschuss frei über das gesetzliche Minimum hinaus erhöhen. Zuschüsse von 20 %, 30 % oder mehr sind möglich – sie stärken eure Attraktivität als Arbeitgeber und bieten Mitarbeiter:innen zusätzlichen Anreiz zur Altersvorsorge. Auch eine differenzierte Zuschusshöhe nach Mitarbeitergruppen oder Höhe der Umwandlung ist erlaubt – z. B. mehr Zuschuss bis 4 % der Beitragsbemessungsgrenze, weniger darüber hinaus.
Regelungen klar definieren
Egal, ob ihr euch für eine spitze oder pauschale Zuschussregelung entscheidet – ihr solltet die Details verbindlich in einer Versorgungsordnung oder Betriebsvereinbarung festhalten. So wird transparent geregelt, wer welchen Anspruch hat, wie der Zuschuss berechnet wird und welche Bedingungen gelten. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und schützt vor rechtlichen Unsicherheiten.
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Anspruch aller Beschäftigten
Alle sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeitenden haben Anspruch auf den bAV-Zuschuss – unabhängig von Alter, Position oder Arbeitszeit. Sobald sich ein/e Mitarbeiter:in für eine Entgeltumwandlung entscheidet, muss der Arbeitgeber den gesetzlichen Zuschuss gewähren. Eine Einschränkung des Anspruchs auf bestimmte Gruppen ist nicht zulässig.
Entgeltumwandlung dokumentieren
Wichtig ist, dass ihr mit euren Mitarbeitenden eine schriftliche Vereinbarung zur Entgeltumwandlung trefft. Darin sollte genau geregelt sein, welcher Betrag monatlich umgewandelt wird und wie hoch der Zuschuss durch euch als Arbeitgeber ausfällt. Diese Vereinbarung schafft Rechtssicherheit und erleichtert die spätere Abwicklung gegenüber dem Versorgungsträger.
Die 3 wichtigsten nächsten Schritte
1. Zuschuss prüfen:
Überprüft, ob aktuell alle Mitarbeiter:innen bereits einen Zuschuss erhalten wenn sie Entgelt umwandeln.
2. Klare Regeln:
Stellt klare Regeln für den Zuschuss auf und kommuniziert ihn transparent.
3. Beratung einholen:
Lasst euch durch einen spezialisierten Partner oder rechtlichen Berater unterstützen, um Pflichten korrekt umzusetzen und Haftungsrisiken zu vermeiden.
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